Du fichier Excel à une plateforme métier pour piloter des milliers de missions

Enjeux

Bien que vital pour l’activité de Spekty, le fichier Excel initial présentait rapidement des limites :

• volume de lignes très important,
• risques d’erreurs sur les calculs et les formules,
• difficultés de mise à jour et de partage,
• peu de visibilité consolidée sur l’activité.

L’enjeu était double :

• sécuriser les opérations en fiabilisant les données,
• gagner en efficacité et en confort d’utilisation pour les équipes.

Objectifs

Avec Spekty, nous avons défini plusieurs objectifs concrets :

• remplacer le fichier Excel par une plateforme métier structurée,
• centraliser l’ensemble des données et des flux,
• proposer des interfaces adaptées aux différents métiers (pilotage, planification, terrain, etc.),
• permettre un pilotage plus fin des missions : suivi, contrôle, reporting.

Notre approche

Pour répondre à ces enjeux, nous avons conçu une architecture low-code basée sur :

• Une base Xano pour structurer et sécuriser les données,
• Des interfaces WeWeb orientées usages,
• Une recherche Algolia pour retrouver rapidement les missions,
• Plusieurs APIs tierces pour synchroniser l’écosystème.

Architecture technique

Nous avons construit :

• une base de données Xano robuste,
• des APIs pour orchestrer les flux,
• des écrans WeWeb adaptés aux différents profils utilisateurs,
• une intégration Algolia pour la recherche et le filtrage des missions.

Interfaces & parcours utilisateurs

La plateforme Spekty propose :

• un tableau de bord de pilotage pour le siège,
• des écrans de planification des missions,
• des interfaces dédiées aux agents terrain,
• des vues pour la paie et l’administratif,
• des outils pour la qualité et le contrôle.

Résultats

Grâce à cette nouvelle plateforme :

• les opérations sont fiabilisées,
• les équipes gagnent en visibilité et en confort,
• Spekty dispose d’un socle solide pour scaler sans recréer de “patchs Excel” à côté.

Zoom sur la migration

La migration depuis Excel vers la plateforme a été préparée avec soin :

• un travail de reprise de données,
• des scénarios de tests,
• des contrôles systématiques sur les calculs, les statuts, les synchronisations API.

Le jour de la bascule, l’Excel a été mis de côté et la nouvelle plateforme a pris le relais.

Malgré le risque initial, la transition s’est faite sans rupture opérationnelle : les équipes ont pu continuer à travailler, avec un outil plus fiable, plus structuré… et enfin aligné avec le niveau d’activité réel de Spekty.

Et la suite ?

Avec cette base solide, Spekty peut désormais :

• ajouter de nouveaux types de missions,
• faire évoluer ses workflows plus facilement,
• connecter d’autres briques de son SI,
• continuer à industrialiser la rénovation énergétique en toute sérénité.

Vous avez un Excel critique qui gère votre activité ?

Comme Spekty, vous souhaitez sécuriser vos opérations, gagner en visibilité et passer à l’échelle ?

Nous vous accompagnons pour transformer vos fichiers Excel en véritables plateformes métier, sur mesure et évolutives.

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