Enjeux :

• Création et suivi des lots,gestion des missions et des intervenants,
• suivi opérationnel,
• Interface avec les autres outils.

Cet Excel était à la fois le cœur du système… et son principal point de fragilité :

• chaque modification devenait risquée,
• les erreurs étaient difficiles à détecter,
• la montée en charge créait de plus en plus de stress,
• le moindre bug ou mauvaise manipulation pouvait tout bloquer,
• impossible d’avoir une vision claire et consolidée de la donnée : difficile de croiser les informations, de produire des tableaux de bord fiables, de suivre les indicateurs clés dans la durée.

Spekty grandissait, les volumes de missions explosaient, et le fichier Excel n’était plus en accord avec la montée en puissance de l’activité.

La demande :

Quand Spekty vient voir ezacae, la demande va au-delà d’un simple outil :

• Remplacer l’Excel historique par une application web robuste et maintenable.
• Centraliser les opérations : missions, lots de missions, intervenants, reporting.
• Connecter les outils métiers déjà en place :

• Une application pour les relevés terrain,
• Une GED pour les documents,
• Un outil d’optimisation des tournées,
• Un outil d’emailingpour les notifications.

• Offrir des interfaces adaptées aux différents métiers :

• pilotage au siège,
• planification,
• agents terrain,
• paie et administratif,
• qualité.

Et surtout : construire un socle qui permette à Spekty de scaler sans recréer de “patchs Excel” à côté.

Solutions apportées :

1. Comprendre le “vrai” fonctionnement de Spekty
La première étape n’a pas été de se lancer dans les développements, mais de rentrer dans les fichiers Excel… et surtout dans le quotidien des équipes.
Avec Spekty, nous avons :

• décortiqué le fichier Excel et ses macros pour comprendre tous les enchaînements métier,

• rejoué les journées types des équipes :

• comment un lot est traité, se découpe en missions,
• comment un intervenant se voit affecter ses interventions,
• comment les contrôles qualité sont opérés,

• cartographié les parcours des différents profils :

• équipes siège qui pilotent les lots et missions,
• planificateurs qui organisent les tournées,
• intervenants terrain qui réalisent les contrôles,
• équipe qualité qui vérifie et reporte.

Cette phase a permis un changement clé :
On n’a pas “mis Excel dans un navigateur”. On a transformé un fonctionnement historique en parcours métier clairs, chacun avec ses écrans, ses règles et ses automatisations.

2. Un socle back-end Xano pensé pour la scalabilité
Une fois les parcours clarifiés, nous avons construit le socle sur Xano :
• modélisation de la base (lots, missions, agents, clients, relevés, paie, statuts, historiques),
• création d’API pour gérer tout le cycle de vie d’une mission : de sa création à son intégration en facturation,
• automatisation des règles métier.

Puis nous avons connecté les outils existants (appli pour les relevés terrain, la GED, l’outil d’automatisation des tournées, l’outil d’emailing) et nous avons ajouté à cette stack Algolia, pour permettre une recherche ultra rapide dans des milliers de missions.

3. Des interfaces WeWeb centrées sur les usages
Sur WeWeb, nous avons transformé ce socle en une application réellement utilisable par chacun :

Pour les équipes support
Une interface qui permet de :
• visualiser en un coup d’œil l’état des lots et des missions,
• suivre l’avancement réel des interventions,
• détecter rapidement les retards et anomalies,
• accéder directement aux documents stockés dans la GED.

Le but : remplacer les filtres complexes d’Excel par des vues métier lisibles et actionnables.

Pour les planificateurs
Des écrans dédiés à la préparation et au suivi des tournées, pour :
• assigner les missions aux bons intervenants,
• optimiser les déplacements,
• anticiper la charge et lisser l’activité.

Pour les intervenants
Un portail simple et clair, adapté au terrain :
• liste des missions à venir,
• informations essentielles accessibles rapidement,
• synchronisation fluide avec l’application de rapportage.

L’objectif : limiter la ressaisie, réduire les frictions et sécuriser la remontée d’information.

Pour le pilotage et la qualité
Des tableaux de bord et moteurs de recherche avancés (via Algolia) pour :
• filtrer et analyser les missions par période, zone, type, agent,
• suivre les indicateurs de performance,
• préparer plus facilement les reportings.

4. Accompagnement et mise en production : une bascule unique sécurisée
Spekty a fait un choix fort : remplacer l’Excel par la nouvelle plateforme via une bascule unique, sans phase de cohabitation entre les deux systèmes.

Concrètement, cela signifiait :
• un risque élevé : la plateforme gère le cœur de l’activité, impossible qu’elle soit bancale au moment de la bascule,
• une exigence de qualité très forte sur la donnée, les parcours et les règles métier,
• la nécessité de tester l’outil dans ses moindres recoins avant de couper l’Excel.

Nous avons donc mené :
• une phase de tests intensive, en rejouant des cas réels à partir des données historiques,
• des tests croisés avec les équipes métier pour valider chaque parcours clé,
• des contrôles systématiques sur les calculs, les statuts, les synchronisations API .

Le jour de la bascule, l’Excel a été mis de côté et la nouvelle plateforme a pris le relais.
Malgré le risque initial, la transition s’est faite sans rupture opérationnelle : les équipes ont pu continuer à travailler, avec un outil plus fiable, plus structuré… et enfin aligné avec le niveau d’activité réel de Spekty.

Résultats :

Aujourd’hui, la plateforme Spekty :
• absorbe plusieurs milliers de missions par mois sans être un goulot d’étranglement,
• sécurise les flux de données entre le terrain, le siège et les outils externes,
• réduit drastiquement les manipulations manuelles et les risques d’erreur,
• donne à chaque métier un parcours adapté plutôt qu’un fichier unique à maîtriser,
• simplifie la préparation des reportings,
• permet enfin de visualiser et exploiter la donnée : vues consolidées, filtres avancés, recherche rapide, analyse des volumes et de la performance.

Mais surtout, elle change l’échelle possible pour Spekty :
• l’architecture Xano / WeWeb est prête à accueillir de nouveaux clients, de nouveaux types de missions, de nouveaux volumes,
• il n’est plus nécessaire de bricoler un Excel parallèle dès qu’un nouveau besoin apparaît,
• chaque évolution peut être pensée comme une brique métier supplémentaire, pas comme une macro de plus.

Spekty est passé d’un système historique qui ne suivait plus la cadence à une plateforme métier qui rend la croissance soutenable et maîtrisée.

Retour d'expérience client :

« Nous avons confié à ezacae la refonte complète de notre outil interne de gestion des interventions terrain.
L'objectif était ambitieux : remplacer un fichier Excel complexe par une solution web moderne et évolutive.
L’équipe ezacae a parfaitement compris nos enjeux. Elle a su modéliser nos processus, structurer un backend robuste sous Xano, et intégrer l’ensemble de nos outils.
Les versions livrées ont répondu exactement à nos attentes, avec une montée en qualité continue au fil des itérations.
Nous avons particulièrement apprécié leur pédagogie, leur rigueur, leur réactivité et leur expertise sur weweb et xano.
La plateforme développée nous permet aujourd’hui de gérer plusieurs milliers de missions par mois, avec une vision centralisée, fiable et beaucoup moins de tâches manuelles.
Nous sommes pleinement satisfaits de l’accompagnement et souhaitons poursuivre la collaboration sur nos futurs besoins. »

Jean-André Roger, Directeur Général - Cofondateur Spekty